俱乐部资源

 

学生参与指引

对于俱乐部和组织

MCLA的俱乐部和组织在创建和维护方面发挥着重要作用 我们学校有一个互助的社区. 本指南由学生参与组织编写 和学生会，是一套全面的指导方针和资源，以帮助 俱乐部和组织在校园发展，创造有意义的体验 为学生.

学生会协会(SGA)办公室是学生的中心空间 政府和所有相关的俱乐部和组织. 

位置 & 小时

SGA办公室:
校园中心，310室
星期一至星期五上午8:30至下午4:30

Sga大会:
默多克208年
星期二中午十二时至下午一时

办公资源

  • 横幅/海报用品(笔、记号笔、剪刀、尺子、油漆、横幅纸等.)
  • 模切机(大写字母、数字、标点符号)
  • 电脑及打印机*
  • 俱乐部设备/物料储存
  • 会议空间
  • SGA办公室工作人员的协助
  • 来自SGA预算财务委员会、办公室经理和项目的预算帮助 助理 

*要使用SGA打印机，请发送电子邮件 sga@igogyp.com 与学生会办公室的工作人员预约接机时间.

设备租赁/俱乐部间借用

主人负责拾取和归还他们的所有设备 在他们的俱乐部活动前后借钱. 如果设备丢失或损坏， 俱乐部可能有责任用他们的预算购买一个替代品.

挡泥板套件PA系统可供饮用的公共广播单位(pa)，可向SGA借出 通过设备租赁表. 俱乐部可以使用这种设备播放音乐或广播 在俱乐部活动上.

SGA方形终端:新的苹果广场终端是用来收款的，也可以从这里结账 SGA透过器材租赁表格，以供扶轮社筹款活动使用. 俱乐部 必须在预订广场前填妥经批准的筹款申请表格 读者.

所有其他媒体需要的俱乐部/org会议和校园活动应包括在内 在非教室或教室预订请求和通过电子邮件媒体服务 at mediaservices@igogyp.com. 请注意，媒体服务通常不支持晚上9点以后的活动.


SGA办公室预约:预订


预约需要安排好  SGA办公室预订 采购和安排与办公室员工的会议. 俱乐部也将能够 为会议预留场地，制作横幅，或接送物资.

与SGA办公室经理和办公室助理的所有会议都可以安排 人与虚拟. 

鼓励俱乐部选择一个允许所有会员参加的会议平台/空间 参加. 这包括虚拟会议、面对面会议或混合形式的会议. 这是 举办俱乐部会议，执行委员会会议，会员大会， 一对一的会议，或者俱乐部活动.


通过微软团队虚拟会议或举办活动


学院鼓励在小组托管时使用微软团队平台 虚拟会议或活动. SGA鼓励团体选择虚拟主机 举行会议，以使用学院支援的平台. SGA将不支持额外的资金 对于任何其他虚拟平台，除非有特殊需要. 

微软团队可以做以下的事情来使你的虚拟会议更有成效:  

  • 支持在线视频通话和共享屏幕
  • 在线会议
  • 音频会议
  • 团队和渠道
  • 团队和渠道内部的对话
  • 聊天功能
  • 投票和调查功能
  • 文档存储在SharePoint

有关更多信息，请联系MCLA技术帮助获取有关使用微软团队的说明. 请浏览“校园群组”一节，进一步了解如何连接 您的活动/会议与您的俱乐部帐户.


亲自开会或主持活动


如果俱乐部能找到一个符合他们的需求的地方，他们可以亲自开会或举办活动 占用和设备需求. 在校园周围，口罩仍然是可选的，个人应该决定戴还是不戴 面具是基于他们个人的选择.

要亲自见面，社团必须在网上预定他们想要的校园场地. 预订 对于所有的大学空间需要通过提交 非教室空间申请表格 *可以在MCLA门户页面的“形式”选项卡下访问此表单 或者通过 教室申请表格 *可以使用链接访问此表单，也可以在“表单”下的MCLA门户页面上访问此表单."

为了了解您想预订的非教室空间是否可用， 请点击这里. 如果您想在预订前看看是否有教室可用，您可以联系 请拨打413-662-5216联系注册办公室. 请参阅 申请教室空间表格 查看每个教室设置.

请参阅 非教室空间申请表格 查看本学期每个可用房间的占用情况和设置. 如果您正在预订 事先得到批准的活动，如电影之夜、舞会或更大规模的活动 需要学生参与办公室. 请发邮件给April Wright， 4月.wright@igogyp.com 安排会议.


记录你的会议


所有面对面和虚拟会议和活动都需要在EngageMCLA上提交以下内容:

  • 出席 每次会议和活动
  • 议程 在会议当天提供
  • 分钟 会议期间拍摄

*学生参与办公室(OSE)将审阅小组活动的会议记录 和参与.*

请参考下面SGA俱乐部资源页的其他资源 提供有关如何提交这些文件的更多信息. 您也可以联系SGA办公室 经理汤姆·斯皮罗 汤姆.spiro@igogyp.com 获取更多关于EngageMCLA的信息和问题.

在校园里宣传你的俱乐部/组织是招募成员，推广的好方法 参与，并与我们的社区成员建立联系. 请看下面的信息 在MCLA做广告的多种方式.


校园嵌合


为俱乐部/组织摆桌的目的是帮助营销你的活动.

可以在校园中心市场预订俱乐部/组织的桌子 鲍曼大厅一楼大堂，或在学术院落外面. 所有的表都需要 通过以下方式预订 25日活 下 非教室空间申请表格 至少提前一周. (此表格可在您的MCLA门户页面的“表格”选项卡下访问. 看到 如果您想订的位子有空的话， 请点击这里.)

当您预订座位时，请注意您只是在预订 一个 一次一表. 如果你的俱乐部/组织觉得他们需要不止一张桌子，你就需要 填写多个表格.

选择表位置时的注意事项:

校园中心市场

桌子位于市场的中间，在百年纪念厅外面.

在Marketplace中选择表格的建议时间是: 

午餐:上午十一时至下午二时 

晚餐:下午四点半至七时

当您的团队到达设置，请确保您找到您指定的桌子(如果 已分配表格).

如果你的俱乐部/组织计划在市场上举办活动，可能需要额外的 空间或桌子，你需要在填写预订时传达这些需求 form.
鲍曼大厅一楼大堂 桌子位于大堂，一进入一楼就能看到 从广场的入口. 
学术四

桌子位于学术院落的预定位置.

这些桌子被认为是天气允许的活动. 在恶劣天气下， 您的座位将被取消. 

 
公告栏发帖


校园里有很多公告牌，里面有俱乐部/组织的空间 张贴经批准的传单. 要在校园公告栏上发布，club/org必须提交 传单送到学生活动办公室审批.

***有关如何创建和打印传单的信息，请参阅下面的传单指南 通过SGA.

布告板张贴程序:

  1. 印刷的传单必须亲自交给学生活动办公室(校园) 中心312)待批准.
  2. 如果获得批准，学生活动办公室将在传单上盖上日期戳并寄出 在指定的公告栏上.
  3. 传单批准期满后(或2周后)，学生参与 办公室将删除张贴.

招聘人数:

     帖子8.5 x11. or 小

校园 22
学生宿舍 16
总计 38


的帖子 更大的 8.5 x11.

校园 21
学生宿舍 10
总计 31

 

*传单将由学生张贴在校园里指定的公告栏上 审计业务人员在活动前两(2)周，在活动结束时不超过两(2)周 一次.  如果传单未在活动前两(2)周提交，则无法保证 该帖子将在您的小组的时间框架内发布.

*传单只在指定地点张贴，尺寸一般为8英寸x 10英寸. 如果您需要这些规范之外的东西，请联系 studentengagement@igogyp.com 批准.

所有印刷都是免费的，最多38份.


传单指南:

  • 宣传单必须说明主机组的名称、事件名称、日期、时间和地点(如果有的话) 为事件做广告)
  • 在颜色较深的传单上，包括一个白色的方形，用于“学生参与”邮票
  • 传单必须在活动日期前两周提交审批
  • 传单将只展示最多两周
  • 不允许播放长达一个学期的广告
  • 传单只会由学生参与处职员张贴在指定地点
  • 任何团体都希望张贴不同尺寸的海报，或在校园的一个独特的位置， will need an example of a unique location would be a wall in the 校园中心; those 发帖需要得到学生参与办公室的批准.
  • 唯一批准的胶带，以附加项目到墙上是遮蔽或油漆胶带. 不允许使用管道胶带!

监控信息


校园周围有几个电视显示器，定期显示数字传单. 要在显示器上张贴，请将您的传单以jpeg或png格式发送到 studentengagement@igogyp.com. 


市场上的横幅


横幅是在校园中心市场上推销你的俱乐部/组织的好方法.

横幅的过程:

  1. 通过非教室空间申请表格预订横幅空间. (横幅最多只能预订两周.)
  2. 收到确认后，您的扶轮社/org会员应前往SGA办公室 来创建横幅. 你可以使用办公室的资源，包括横幅纸 模切凸版，油漆，记号笔，胶水，和其他工艺用品.
  3. 你的横幅是否由学生参与处职员盖章.
  4. 把你的横幅挂在2楼的栏杆上. 你 只能用活页夹把你的横幅挂在预先挂好的电线上吗. 如果你需要额外的 活页夹，请见SGA或学生活动办公室. (在任何情况下 一个人可以爬过栏杆挂横幅吗.)

横幅指南:

  • 你的横幅尺寸应该是7.5英尺× 4英尺(SGA办公桌的尺寸). 还记得 在顶部留出至少1英尺的空白，以便将横幅剪下 挂在栏杆上.
  • 所有横幅需要有主机组的名称，事件名称，日期，时间和位置 (如果为某项活动做广告) 

MCLA活动App


如果您想将您的活动添加到MCLA活动立博中文版官网程序，请发送电子邮件给Tom Spiro， 汤姆.spiro@igogyp.com 接受指示.

为你的俱乐部购买物品


sga批准的俱乐部和组织被邀请购买所需的物品为他们的 会议及活动. 如果您对SGA预算有疑问，请联系 SGA办公室经理(sga@igogyp.com).

购买流程:

  1. 要购买物品或服务，扶轮社必须填写购买申请表(PRF)。 至少要得到批准 一周前 参加你的活动.
  2. SGA办公室经理必须使用EngageMCLA网站上的PRF批准购买. 您的批准之后将收到一封确认电子邮件，提示您进行预订 借一张信用卡 (未经事先批准，不得购买).
  3. 一旦购买申请获得批准，俱乐部就可以预约使用 SGA万事达或沃尔玛卡使用 SGA办公室预订 预订 (如果少于，你将无法预约 提前一(1)周).

购买指南:

  • 采购类型:
    1. 亲自前往(e).g. 沃尔玛)
    2. 在电话里.g. Ramuntos /披萨的作品)
    3. 网上订购(e).g. Amazon) ----- > must be made by the SGA办公室 Manager. 脉冲重复频率必须 包括链接到每个项目的确切数量，大小和颜色.
  • 俱乐部和组织可以向办公室经理借一张信用卡去购物. 代表将有2小时的时间，在此期间他们可以购买 领取物品后返回校园中心. 卡只能在办公时间使用， 上午8:30到下午4:30，下午2:30以后不借.
    *仅限购买符合学校所有规章制度的物品. (例如:俱乐部不得购买蜡烛，因为这违反了Res Life & 住房的指导方针.)
    *学校赞助的活动不能购买礼品卡.

雇用特定需求和服务 

  • 俱乐部和组织可能希望雇用MCLA学生或机构外的供应商 对于一个事件. 这可以包括dj，演讲者，诗人，魔术师，喜剧演员， 货车司机和技术服务.
  • 在向当前MCLA学生或外部供应商请求服务之前，请 与SGA办公室经理联系 汤姆.spiro@igogyp.com.
  • 要聘请当前MCLA学生参加活动或服务，请联系SGA办公室 经理了解详情. 欲了解更多信息，请访问 MCLA学生就业网站.
    *团体可以聘请外部供应商(个人或公司)提供以下服务 作为演讲者、魔术师、DJ等，SGA俱乐部/组织必须填写购买申请单 表格(PRF)以资助任何租用.

校园里的任何俱乐部或组织都可以通过出售商品或举办营利性活动来筹集资金 事件. 这是加强你的社团在校园的存在和筹集资金的一种方法 为了将来的努力. 请注意，资金的筹集和支出必须在其中有一个具体的原因 学年.


筹款的指导方针


在运行/主持任何筹款活动或努力，俱乐部和组织之前 必须完成 融资形式. 此表格需要填写并批准 至少一(1)个月前 到你的活动日期.

筹款人的例子包括但不限于以下: 

  • 烤销售
  • 莱佛士
  • “Pie-a-professor”
  • 售卖物品(需要预订)
  • 对某一活动收取入场费
  • 募捐(直接向学生/企业/校友要钱)

一旦筹款活动得到了所有相关部门的批准，团体就应该 然后按照活动预订程序及活动指引(请参阅“亲自会面或举办活动”和“校园会议”部分。).


烘焙义卖资金筹集者
请注意这些食品销售筹款的具体指导方针.

  • 任何处理食品的人必须首先完成强制性的食品处理员认证. 请联系 sga@igogyp.com 报名参加本次培训.
  • 所有的食品必须避免不必要的处理，空气污染，和 害虫. 烘焙食品应该是:
    • 放置于食物贮存袋或容器内;
    • 用新型食品级塑料、蜡纸或箔纸包裹，
    • 或者从有盖的食品储存容器中分发.
  • 避免徒手接触食物，应戴上塑胶手套、纸巾、 袋子或用具(钳/匙).
  • 操作烘焙的人员应保持良好的持家和卫生标准 出售. 所有食品应摆放在干净的柜台上，并保持烘培售卖区 在干净和卫生的条件下.
  • 个人在买卖前及买卖后应彻底洗手 任何可能污染手的行为，如咳嗽、吃东西或使用洗手液 厕所.
  • 必须张贴“家庭烘焙”的标志或标语牌.
  • 应该鼓励那些捐赠烘焙食品的人识别/标签任何产品 含有任何主要过敏原. 主要的过敏原包括花生(花生酱)、鸡蛋、 小麦、大豆、牛奶和奶制品(如牛奶).g. 黄油，白脱牛奶，奶酪)和树 坚果(e.g. 杏仁、山核桃、核桃、腰果). *在出售的物品旁边放一份食谱是合适的.
  • 活动组织者应该保留一份谁捐赠了哪些食物的名单， 或者包装的烘焙食品应该贴上面包师的名字，以便识别 产品的来源. 
     

筹集资金的方法 

  • 现金:请向SGA索取现金箱以收取资金. 那些持有现金的人 盒子负责钱在盒子里，并收集钱.
  • 预订销售您可以选择在下订单前收取款项. 将收取的所有款项存入银行 给SGA办公室经理.
  • 苹果广场终端读卡器:筹款时可预约借用SGA苹果广场终端提供 信用卡支付选项. 请填写SGA 设备预约表 保留此设备.

提醒:任何及所有募集的资金必须由 那一天的结束.

俱乐部和组织可以选择举办赠品或提供奖品和礼物作为 会议或活动的一部分. 这可能是促进参与的一种有吸引力的方式 在你的俱乐部里，鼓励参加一个活动，或者只是让一个活动更愉快 对于与会者.

关于赠品、奖品和礼物的信息

  定义 支出的限制 笔记 & 的指导方针
赠品 作为推销MCLA、推广俱乐部和/或招募的一种方式而免费赠送的物品 潜在的新成员.  每件购买赠送物品的费用不应超过 $5.  
奖 奖品:作为比赛获胜者的奖励或对杰出者的认可而给予的物品 成就. 虽然扶轮社在奖品上的花费金额没有限制，但应该有限制 注意他们花了多少钱，努力创造. 颁奖时，需要提交获奖者名单和他们的签名 在颁奖仪式的第二天寄到SGA办公室.
礼物

赠予某人以表示认可的物品(礼物.


俱乐部和组织通常会赠送礼物来表彰那些努力工作的成员， 顾问和即将毕业的高年级学生为他们的组织所做的贡献.

 

 唯一的支出限制是送给MCLA员工的礼物，不得超过 $49. 这个数额是由MA州为州雇员确定的.  建议礼物是合理的. 请参考您的俱乐部或组织 在计划购买礼物时做预算. 
(有时候一封简单的感谢信就足够了!)

 

任何用于抽奖、赠品、奖品或礼品的物品不得含有违禁成分 在住宿生活中概述的项目 & 房屋手册(e).g. 蜡烛). 


礼品卡


学校主办的活动不能购买礼品卡.

俱乐部和组织可以使用资金提供小吃、茶点和准备 在会议和活动期间，为学生提供当地餐馆的食物. 我们认识到 食物把人们聚集在一起，是建立社区的一个因素. 然而,食品 不鼓励定期举行电子董事会会议.

采购食品


食物可以用SGA信用卡用扶轮社的资金购买，请填写购买单 在EngageMCLA上申请表格，并根据 SGA办公室预订. 

俱乐部也可以从Stop等商店购买食品 & 商店，沃尔玛等.


爱玛客餐饮


通过爱玛客订购校园活动所需餐点时，请遵循以下流程.  

  1. 至少在你的活动前3周
    1. 联系MCLA餐饮经理Jerel Dydowicz j.dydowicz@igogyp.com
      1. cc SGA办公室经理Tom Spiro， 汤姆.spiro@igogyp.com 在正式订购前接收报价
  2. 填写SGA采购申请表，并填写任何采购报价的数字 待批准.
  3. 一旦购买通过SGA购买请求流程获得批准，您就可以 应该和MCLA餐饮经理确认下订单吗. 然后复制SGA 我是办公室经理汤姆·斯皮罗 汤姆.spiro@igogyp.com 在这份确认信函中.

当地餐馆提供餐饮服务


在当地餐厅为校园活动订餐时，请遵循以下流程.

  1. 至少 1周 在您的活动之前，请填写SGA支出申请表.
  2. SGA办公室经理必须通过EngageMCLA批准采购.
  3. 一旦您的购买被提交和批准，扶轮社应该预约 使用SGA信用卡使用 SGA办公室预订 预订.
  4. 俱乐部必须提供参加该活动的学生名单. 名单必须 不迟于下一个业务交付到SGA办公室(校园中心，316室) 连同原始的付款明细收据.
  5. 提供的食物必须比步行距离远 交付 去学校. 俱乐部可以使用额外的资金来支付任何送货费或小费(仅此而已) 超过账单总额的15%).

学生组织可以赞助校园内的电影或其他媒体的表演 他们遵守所有的版权规定. 


放映电影指引 & 媒体

  • 学生组织必须获得有权利的个人的许可 在放映电影之前，将其发送到电影或数字媒体.
    • 获得电影放映许可的费用由club/org负责 购买.
    • 请联系学生活动办公室了解如何获得电影许可. 给April Wright发邮件: 4月.wright@igogyp.com.
  • 组织 可能不 使用从当地经销商那里租来的DVD，个人拥有的物品或在线流媒体 服务(e.g. Netflix)在校园播放作品. 这是违反的 法律，因为这些是专为家庭观赏目的. 

私人和. 公开放映

私人

一个人亲自邀请几个朋友过来看电影或电视节目 电视上再也看不到了. 他们从网上购买或租用DVD或蓝光光盘 从网上商店存储或数字视频文件，并播放电影或电视剧集 那天晚上在他们家里. 这被认为是私人家庭放映.

公共

主持会议/聚会的个人或团体，创建公开的Facebook活动， 或者挂海报邀请其他人(从他们的宿舍的居民，成员) (系或学生组织)看电影. 这被认为是公共的 放映并侵犯个人正在放映的电影或电视节目的版权.*

 

唯一的例外是 面对面课堂教学 由注册学术课程的教员讲授. 教员可能会出现 电影/电影在正常上课时间之外(例如晚上)，然而，它 只对注册的学生开放吗. 可接受的出勤率 对于未购买版权的电影，仅包括注册的学生 对于班级，讲师和客座讲师. 电影也必须放映 in 指定用于指令的空间; therefore, library screening rooms, residence hall or program house lounges, meeting 房间或其他功能空间不符合条件. 教职员工不能表现出来 他们的课程，并向校园的其他地方开放 在这种情况下，必须购买公开放映权. 在教室里放映电影的自由图书馆资源.

筛选公众媒体的资源


Freel图书馆:本馆已取得部分通过网站提供的影片的公开放映许可 具有以下要求的目录或在线资源. 关于图书馆的问题 资源可以定向到 Freel图书馆职员. 

点播电影

MCLA授权流媒体电影

Netflix纪录片信息教育放映

* Freel图书馆与Kanopy, Docuseek, Swank， 和亚历山大街，可以帮助从这些地方获得图书 分销商.

请联系学生活动办公室了解如何获得电影许可. 给April Wright发邮件: 4月.wright@igogyp.com.

俱乐部可以举办几种不同类型的舞会或音乐会 以及校园里的组织，每个组织都有不同的定义和要求. 如果一个组织有兴趣主办其中一个，请阅读不同的 在继续之前，下面的选项类型. 


一个水平  

A1. 这个舞蹈只对MCLA的学生开放 没有外来客人. 

  • 舞会将于晚上六时至十一时举行.
  • 舞会必须在晚上11点15分之前结束并打扫干净.
  • 舞会需要由
    • (a)俱乐部顾问，指导顾问需要得到学生的批准 不迟于一星期前通知订婚办公室 
      or 
    • (b)由一名学生活动职员负责.
    • 这种级别的舞蹈不需要雇佣公共安全官员或雇佣专业人员 DJ.  

A2. 这支舞只对俱乐部成员开放， 没有其他MCLA学生或非MCLA客人.

  • 如果情况允许，这个舞会可以在晚上11点15分之后举行 是必要的.
  • 舞会需要由
    • (a)俱乐部顾问，指导顾问需要得到学生的批准 不迟于一星期前通知订婚办公室 
       or
    • (b)由一名学生活动职员负责.
  • 这个舞蹈不需要雇佣公共安全官员或雇佣专业人员 DJ.  

B级

本次舞会将开放给所有MCLA学生和他们认可的客人 公共安全局或RA的客人通行证. 

  • 舞会将于下午六时至凌晨一时举行.
  • 一名受雇的公共安全官员 和 学生活动办公室的工作人员必须一直在场.
  • 这种类型的舞蹈需要满足舞蹈协议中的所有任务 document; contact Student Engagement for a 复制 of the Dance Protocol packet.  

C水平 

这是一场音乐会，任何音乐类型的艺术家都可以在校园里表演. 

  • 音乐会/舞会需要由
    • (a)俱乐部顾问; 
      or
    • (b)由一名学生活动职员负责. 事件将需要满足 舞蹈协议包中列出的规则、指导方针和责任. 这 Event不需要是张贴在外部的日期之一，尽管
      • 日期需要批准，会议至少要安排好 1个月 提前讨论活动并制定计划.
      • 对公众开放的活动需要雇佣一名或更多的公共安全官员 关于事件的范围. 

如有任何疑问，请联络学生活动办公室.

有关舞蹈计划的更多细节，请参阅舞蹈协议 包.

所有参加校外旅行的学生都必须完成 MCLA旅行豁免. 如有任何问题，请发邮件给April Wright.

走出校园，到伯克希尔哈撒韦周边或更远的地方旅行，是一种很好的纽带 有俱乐部/组织的工作经验. 请阅读本节的旅行指南. 这些规则代表了俱乐部/组织所期望的一些指导方针，但不是全部 在计划旅行时跟随. 

预订一个club/org旅行的时间可能要花上6个小时 3周 从头到尾. 请尽早计划和预订您的活动! 

*任何参加学院批准旅行的学生必须遵守所有MCLA机构的规定 不论位置的政策. 

运输


请注意，用私家车接送学生参加校外活动是 禁止. 

以下是如何运送您的俱乐部/组织成员参加活动的各种选择.


MCLA货车 

  • 行驶里程:50英里(可以根据具体情况给予特别津贴)
    • 根据旅行的不同，可能需要一位顾问在场.
  • No more than 2 MCLA货车 should be booked for any一个 一个 destination; if planning 如有超过24名学生参加*，社团/团体可能需要预订包车/学校 公共汽车
  • 货车大小(面包车的可用性取决于预订时间及早规划至关重要)
    • *例子:Club/Org要求两辆12客货车，希望能载24名学生(这个数字) 包括2名面包车司机，每辆面包车一人)可以参加，但只有两名8名乘客 有货车可用. 也就是说只有16名学生(包括2名货车司机) 每辆车一人)可以参加.
      • 俱乐部/机构将需要决定旅行报名/等待名单的流程或选择一个新的 旅行的日期，要求的货车数量可用. 记住，开始面包车预订过程永远不会太早!
    • 面包车大小可供预订
      • 8名乘客(包括司机)
      • 11名乘客(包括司机)
      • 12人(包括司机) 

MCLA面包车预订流程

  1. 至少要准备好开始这个过程 3周 在预计旅行时间之前.
  2. 填写学生旅行申请表，并提供以下信息. 没有回答以下所有要求的俱乐部/组织将不会预订面包车 预订细节.
    1. 主办旅行的俱乐部
    2. 目的地(姓名和地址)
    3. 离校日期和时间，以及返回校园的日期和时间
    4. 所需货车数量(1或2辆)
    5. 学生人数(包括司机)*提醒根据活动的性质，导师可能会被要求参加 考虑什么时候做广告.
    6. 货车司机姓名(第一个/最后一个)
  3. 一旦货车预订被SGA办公室经理确认，使用采购申请 申请使用扶轮社经费的表格，如停车、入场券等.. 这一点，连同学生旅行申请表必须在旅行前获得批准. 
  4. 所有参加任何旅行的学生都必须填写并存档旅行豁免 校园. 除了豁免书外，还必须提交所有参与学生的名单 给SGA办公室经理.

货车司机 

鼓励学生成为他们俱乐部/组织的货车司机. 如果 club/org没有任何认可的货车司机或任何自愿参加的学生 在旅行中，他们可能需要花钱请一个有执照的学生来开车. 

要成为一名合格的货车司机， 学生必须年满20岁，有2年以上的驾驶经验. 有兴趣的学生请致电413-662-5284与公共安全部门联系或访问他们 在阿什兰街277号. 


雇用货车司机  

  1. 填写完《立博中文版官网》后，请务必填写《立博中文版官网》 支出申请表，用于批准将资金用于持证司机.
  2. 然后俱乐部必须让学生申请 货车驾驶池 招聘启事并填写MCLA人力资源办公室所有必要的文件.
    1. 为了补偿他们的工作，在校生还必须填写一份时间表 工作时数. 学生 不能 工作或执行服务，直到他们完成这些步骤.

欲了解更多信息，请访问 MCLA学生就业网站.


企业租赁

如果没有MCLA货车，俱乐部可以决定或被要求租用企业车辆 可用(由于无法预订或目的地的性质). 

扶轮社/org也需要使用扶轮社的资金来支付租车的费用 比如汽油和其他费用.

  1. 至少在预计旅行时间前3周准备好开始这个过程.
  2. 填写学生旅行申请表，并提供以下信息. 企业租赁 不 未填写以下所有预定资料的俱乐部/组织将被预订.
    1. 主办旅行的俱乐部
    2. 目的地(姓名和地址)
    3. 离校日期和时间，以及返回校园的日期和时间
    4. 待租货车的数量
    5. 学生人数*提醒根据活动的性质，导师可能会被要求参加 考虑什么时候做广告.
  3. 然后填写一份开支申请表格来申请使用扶轮社的资金. 这必须在旅行前得到批准.

请注意，学院遵循企业年龄和驾驶要求 驾驶租赁车辆者. 

包车/校车 

  • 俱乐部和组织在计划活动时需要为公共汽车的价格做预算 旅行:
    • 校车: 估计每小时100美元(视目的地/里程而定)
    • 特许公共汽车:约$2,000(根据目的地/里程而定)
  • 根据旅行情况，可能需要一位顾问在场.

包车/校车预订流程 

  1. 请在预计旅行时间前至少3周准备好启动此流程.
  2. 填写学生旅行申请表，并提供以下信息. 公共汽车将 不 未填写以下所有预定资料的俱乐部/组织将被预订.
    1. 主办旅行的俱乐部
    2. 目的地(姓名和地址)
    3. 离校日期和时间，以及返回校园的日期和时间
    4. 需要租用的公共汽车数量
    5. 在校学生人数 *提醒根据活动的性质，导师可能会被要求参加 考虑什么时候做广告.
  3. 然后填写一份开支申请表格来申请使用扶轮社的资金. 这一定是 旅行前批准. 

餐 

虽然没有要求俱乐部为参加者提供膳食，但他们可以选择 支付旅行中的某些餐费. 

如果旅行时间超过4小时，扶轮社/组织可以提供部分经费 包住或完全包住一顿饭. 应该指出的是，如果一个扶轮社/扶轮社已经支付了某些费用(例如.g. 票 到音乐会或其他场地买票入场)，俱乐部可以要求会员出资 或者自带食物.

如果俱乐部/组织为与会者提供食物，俱乐部/组织必须 将这些学生的名单提交给SGA办公室经理. 如果俱乐部/组织 希望为他们的旅行顾问提供食物，事先得到学生副总裁的批准 收到的事务.


过夜/会议旅行 


这种类型的旅行需要与SGA办公室经理Tom Spiro协调 汤姆.spiro@igogyp.com 以及学生参与办公室. 

至少应该计划一个会议或过夜旅行 2个月 在预期的旅行之前. 

 

如欲预订SGA办公室为俱乐部服务，请填写

办公室预约表格

请打印并将所有表格提交给SGA办公室经理 (校园中心310)或通过电子邮件发送至sga@igogyp.com.

俱乐部形式

顾问合同

顾问工作表

俱乐部体育参与协议

共同赞助表格俱乐部-俱乐部

与SGA共同赞助表格

筹款活动申请

设备预约表

SGA非欺侮政策/表格

新SGA扶轮社申请

模拟宪法

得奖表格

预算形式

服务合同

购买申请表格

旅游形式

学生旅行申请表格

形式技巧

这些是关于如何填写MCLA/SGA表格的一步一步的信息说明. 这些表格是为扶轮社和组织有效地处理请求和付款.

提交一份采购申请表

在engagemla上提交会议记录

服务合同教程

 

会员大会及校园团体资料

俱乐部或组织会议是最重要和最频繁的活动之一 每组将举行. 重要的是，你的会议是有用的和有效的 所有成员.

会议有助于为团队设定基调、标准和期望，但有时也会 会适得其反. 每个人都害怕参加一个无聊的会议， 无效，或者持续时间过长. 经过一些准备和提前计划， 会议是非常有益和成功的.

会议有很多目的. 他们给成员一个讨论目标和保留的机会 本组织的最新动态. 他们提供了一个机会 集合资源进行决策. 此外，会议提供 让会员有机会聚在一起，互相了解. 仔细的规划 彻底的后续行动可以帮助会议成功和富有成效. 它是 俱乐部秘书的工作是记录并通过校园小组提交所有会议记录， 包括考勤. (请看下面的视频).)

提前准备工作

  1. 在计划你的会议之前，一定要建立或预订一个空间，并得到确认.
  2. 确保所有有关人员已被告知日期、时间和地点 每次会议. 扶轮社社员应至少提前两星期通知以准备及办理 在他们的日程表上腾出时间.
  3. 和每个要在会议上做报告或发言的人核实一下，以确保这一点 他们已经准备好了，他们可能需要的一切都有了.
  4. 确保会议地点安排妥当，准备好必要的材料，还有 每个人都有足够的座位.
  5. 召开电子董事会成员会议，如果有必要，在全体会议之前进行审查 主题和报告，这样你就可以创建一个坚实的议程. 和所有警官核实一下 如果他们有什么要报告或补充的.
  6. 准备一个议程供电子委员会审查，并确保秘书有一个 复制.
  7. 任何会议都要提前到达，这样成员们就可以遵循电子公告板的榜样.

有效的会议

  1. 如果可能的话，每周安排一个固定的时间和地点开会. 这将有所帮助 小组成员保持一致的日程安排和日常活动. 这也使它更容易 让小组成员记住会议.
  2. 如果你举行全体会员大会，你可以提供茶点:这就是会员 感到受欢迎和舒适. 不鼓励在电子董事会会议上提供食物.
  3. 当所有成员到达时，是否都有一份议程副本. 如果可能的话, 开会前把议程发给大家. 这将为成员提供 为将要讨论的内容复习和准备的机会.
  4. 准时开始会议. 这对那些准时到达等待的人是不公平的 迟到的人.
  5. 坚持你的议程.
  6. 小组秘书要做会议记录吗. 会议记录将在接下来的会议上宣读 批准. 点击这里查找会议记录模板.
  7. 遵循罗伯特的秩序规则，或修改后的规则. (见“议会程序”) 下面的部分.)
  8. 通过倾听、表达兴趣、欣赏和对成员的信心，成为一个榜样.
  9. 为正在进行的项目建立委员会或各种小组. 每个委员会 主席在今后的会议上报告他们的进展.
  10. 总结达成的协议，重述待办事项，以积极的态度结束会议.
  11. 准时结束会议. 不要把会议拖下去. 通知人们开会的时间 会结束并坚持到那个时候吗.

会后

  1. 在会议后的几天内写好会议记录并分发出去. 发送副本 给那些没有参加的人几分钟，以便他们随时了解情况.
  2. 与E-Board举行后续会议，讨论任何问题或疑问 可能是在会议期间提出的. 为下次会议制定一个计划.
  3. 跟进委派的任务. 检查每个人是否都在遵循是很重要的 通过他们的职责.把未完成的事情留到下次会议 议程.

议会程序

议会议事程序是召开会议的一套规则. 它允许每个人 倾听他人的意见，做出正确的决定. 它意味着民主统治，灵活性， 保护所有人的权利和公平听证. 鉴于其性质，议会 程序可以调整以适应任何扶轮社或组织的需要.

要了解详细的规则，请参阅 罗伯特的秩序规则和议会程序概览.

对加入你的俱乐部很感兴趣? 有两点很重要 做决定时要记住的事项.

1. 想想你为什么想要这个职位. 你能带来什么?? 这将有助于你的发展 你对这个职位的想法和目标

2. 考虑一下你已经做出的承诺. 你有时间去做吗 这个职位? 你可以写下你的承诺和大概的时间 一周的时间. 这将帮助你确定你是否有时间做基本的 除了所有你想做的额外的工作来完成你的 目标.

使用下面的视频在“存在”中添加新人到你的俱乐部名单中.